Ordenen en nummeren van een analoog fotoarchief

Voor mensen die hun (analoge) negatievenarchief op orde willen brengen, heeft het Nederlands Fotomuseum tips verzameld. Gebaseerd op onze ervaringen, geïllustreerd met voorbeelden uit onze collectie. Maak kennis met onze fotografen, maar nu in hun rol als archivaris.

Een ambitieuze amateur- of beroepsfotograaf bouwt in de loop van de jaren een flink archief op, van enkele tienduizenden tot honderdduizenden opnamen. Fotograaf Vincent Mentzel spant in onze collectie de kroon met meer dan 600.000 negatieven en dia's.

Zolang je archief in één map of schoenendoos past, is er geen probleem. Maar een archief groeit, en daarmee de behoefte het toegankelijk te maken. In de basis is dat: een negatieffilm een nummer geven, en informatie hierover op papier of digitaal vastleggen.

Hoe pakten de fotografen in onze collectie dat aan? Wat kunnen wij leren van hun systematiek, en wat kunnen we beter achterwege laten?

Tip 1: Bezint eer u begint

Ga niet overhaast aan de slag, bekijk en analyseer je archief. Aandachtspunten zijn onder andere: onderwerpen, opdrachten, grootte, en ordening. Wat zijn je wensen en doelen? Je aanpak is afhankelijk van hoe groot je archief is, de tijd en het geld wat je tot je beschikking hebt. Maak een plan.

Tip 2: Ordenen

Als je nooit een systeem hebt bedacht, maar wel alles netjes bij elkaar opgeborgen hebt, is de ordening waarschijnlijk chronologisch. Dat is een prima basis. Misschien heb je er soms iets uitgehaald, en niet terug of verkeerd ingevoegd? Loop je archief door, en herstel deze zaken. Gooi niet het systeem om; dat is tijdrovend. Bovendien bevat de ordening informatie, die je nu nog over het hoofd kan zien. Straks breng je in de beschrijvingen nieuwe ordeningen aan. Is je archief een totale chaos? Laat het voor wat het is, begin met nummeren en beschrijven.

gearchiveerde foto's

Tip 3: Nummeren

Zonder burgerservice- of paspoortnummer kom je niet ver in deze wereld. Dat geldt ook voor negatieven en dia’s die je een inventarisnummer (per serie), of objectnummer (per stuk) toekent. Nummers vormen de sleutel tot informatie.

Het archief van Cas Oorthuys heeft een nummersysteem op onderwerp, bedacht door Cas’ zwager, de fysicus Frank Krienen. Dat heeft nadelen: nummers binnen een reeks raken op, of tijdens het nummeren raak je in vertwijfeling: Hoort een portret van Toon Hermans op een bruggetje bij de categorie Amsterdam of bij Theater? Het negatief kan je maar op één plek opbergen. Maar het heeft ook voordelen, want de contactalbums van Oorthuys waren daardoor toegankelijk voor klanten. Bovendien kon het museum het archief op onderwerp aanbieden voor verdere digitale beschrijving door vrijwilligers van Vele Handen (www.velehanden.nl).

Aart Klein bedacht een nummersysteem op jaar, maand, en volgnummer. Bv. 580801 – eerste serie van augustus 1958. Dat is een mooi systeem, waarmee ook de opnameperiode is vastgelegd. Het sluit aan op een natuurlijk werkproces en de groei van een archief.

De beste tip voor het nummeren van een archief: houd het simpel. Begin bij 1, en nummer door. Zodra je er ingewikkelde betekenissen en afwijkende lettertekens aan toekent loop je het risico dat je er later in vastloopt of dat nummers in computerprogramma's problemen geven.

Neem een code op, voor jezelf als maker. Voor jou is het logisch dat je foto's van jezelf zijn. Maar voor een ander, later, misschien niet. Het Fotomuseum gebruikt een unieke drie-letterige code voor iedere fotograaf, die we opnemen in het nummer. We kunnen daardoor soortgelijke nummersystemen van verschillende fotografen handhaven, de code maakt het nummer uniek binnen onze collectie.

Tip 4: Welke informatie leg ik vast?

De gegevens die over de beelden gaan noem je metadata; data over de data. Gegevens over het fysieke materiaal (kleur, formaat, materiaal, aantal) maar ook het afgebeelde en opdrachtgevers.

Het wie, wat, waar, wanneer, en hoe. Bedenk goed wat je zelf belangrijk vindt, en waar je op wil zoeken.

Wij zien bij onze archieven dat fotografen formaat, kleur, opnamedatum of -periode, locatie, en namen van afgebeelde personen vastleggen. We vullen beschrijvingen aan met bijvoorbeeld trefwoorden. Als je consequent wil zijn in het gebruik van trefwoorden, kun je een thesaurus raadplegen. In zo’n hiërarchische trefwoordenlijst vind je o.a. voorkeurstermen en synoniemen. Een voorbeeld is de AAT (Art & Architecture Thesaurus): http://browser.aat-ned.nl/

Tip 5: Hoe leg ik deze informatie vast?

• Beschrijving op verpakking: maak beschrijvingen op de vellen of enveloppes.

Nadeel: je zal in je zoektocht telkens door je archief moeten bladeren. Dat is onhandig en een risico voor het materiaal zelf.

• Register: maak beschrijvingen in een schrift. In de kantlijn schrijf je het nummer, daarnaast bijvoorbeeld onderwerp, plaats, opdrachtgever, en opnamedatum. De eerste stap bij het digitaliseren van informatie is bij ons het omzetten van deze analoge schriften naar digitale beschrijvingen in de database.

• Kaartenbak: dit is je schrift in kaartvorm of een aanvulling daarop. Een extra ordeningssysteem op bijvoorbeeld onderwerp of opdrachtgever. Onder het trefwoord noteer je op de kaart de inventarisnummers die er bij horen, en de kaarten sorteer je alfabetisch.
• Spreadsheet, zoals Excel: Een digitaal systeem is het handigst, kies voor een spreadsheetprogramma in plaats van een tekstbestand. In een analoog systeem kun je niet zoeken op elk woord, dat kan in een digitaal systeem wel. Een spreadsheet biedt nóg meer mogelijkheden boven een tekstbestand. Je hoeft niet te kiezen voor één systeem op naam, onderwerp, of jaartal. Je kan informatie structureren, gemakkelijk bewerken, filteren en sorteren. Op nummer, onderwerp én jaartal.

Let op mogelijkheden om te exporteren naar bijvoorbeeld een CSV (comma seperated) bestand. Mocht ooit je programma veranderen, dan kun je data naar een nieuw pakket overhevelen.

Splits informatie in kolommen op (zoals nummer, kleur, formaat, datum, opdrachtgever, onderwerp) type de kolomnaam in de bovenste rij. Voor elk nummer gebruik je een aparte rij. De spreadsheet heeft al bijna de structuur van een database, en kan na een aantal bewerkingen vrij eenvoudig ingelezen worden in een database. De kolommen worden dan velden, en de gegevens in de cellen waarden. Elke rij wordt een formulier in de database. Als je je informatie goed geordend en beschreven hebt, moet je de beelden er daarna bij zoeken.

Nadeel: Plaats geen afbeeldingen in Excel.

• Database: Ga je nog een stap verder, dan kun je een database als FileMaker of Apache OpenOffice Base, of Microsoft Access gebruiken.

Voordeel: hier kun je ook beelden in opnemen.

Denk bij digitale systemen aan beveiliging en duurzaamheid  (zoals het gebruik van open source software), zorg dat systeem en software up to date zijn. Maak regelmatig een back-up op verschillende dragers (harde schijf, drive, cloud).

Tip 6: Digitaliseren

Digitaliseren is een tijdrovende en kostbare klus. Vraag je van tevoren het volgende af:

Is het voor jouw doel nodig? Digitaliseer je het hele archief of alleen selecties? Zorg dat de nummering van je negatieven op orde is vóór je begint, dat nummer heb je nodig voor de bestandsnaam. Liefst heb je ook al je archief beschreven, dan is je archief in elk geval doorzoekbaar. Tijdens het beschrijven heb je een indruk gekregen van wat je wel en niet wil digitaliseren. Handig is om dit tijdens het beschrijven al te markeren. Als je een spreadsheet gebruikt, maak je voor dat doel een extra kolom aan.

Behoud in de bestandsnaam de relatie met je fysieke archief door het inventaris- of objectnummer er in op te nemen. Neem geen beschrijvingen zoals namen in je bestandsnaam op en houd het bij nummers; beschrijvingen kun je in de IPTC van de digitale beelden opnemen.

Op onze website vind je een handboek over het digitaal archiveren van beelden:

https://www.nederlandsfotomuseum.nl/handleiding-digitaal-archiveren/

Tip 7: De juiste spirit

Werk precies, maar niet te perfectionistisch. Je systeem is gebaat bij nauwkeurig en consequent werken; nummers moeten exact kloppen en terug te vinden zijn. Een valkuil is om met terugwerkende kracht beschrijvingen te corrigeren; dan wordt archiveren een eindeloos project.

Het is motiverend om de vaart erin te houden. Beter je hele archief goed en globaal beschreven, dan een klein deel in detail en de rest helemaal niet. Als alles globaal in kaart gebracht is, kun je altijd (met de kennis die je hebt opgebouwd) informatie verfijnen of bepaalde onderwerpen gedetailleerder beschrijven.

Tot slot: gebruik je gezond verstand en maak het niet te ingewikkeld.

Klik hier om te zien hoe het digitaliseren verloopt.

Stefanie de Vries, 2020