Sinds de digitale revolutie zijn er grote veranderingen in de fotografie. Niet alleen het fotograferen is veranderd, ook het bewerken en de opslag van de afbeeldingen is gewijzigd. Doordat de ontwikkelingen, ook qua software, elkaar snel opvolgen is het nodig om een duidelijke werkwijze te doorlopen om de afbeeldingen eenvoudig, veilig en efficiënt te bewerken en te bewaren. Met de kennis uit deze handleiding wordt daar aan bijgedragen.
Een digitale afbeelding is alleen zichtbaar, interpreteerbaar of begrijpelijk met behulp van een computer. Dit in tegenstelling tot een analoge foto waar de afbeelding direct zichtbaar is. Digitale gegevens hebben computerapparatuur en programma’s nodig om de afbeelding nauwkeurig weer te geven. Wanneer deze hard- en software verouderd, wordt de digitale afbeelding onleesbaar. Om het maken, onderhouden en bewaren van de digitale afbeeldingen te waarborgen zal de fotograaf handelingen moeten toevoegen aan zijn werkwijze om op lange termijn verzekerd te zijn van authentieke, dus onveranderde fotobestanden.
Het bewaren van digitale afbeeldingen in een fotoarchief brengt vele keuzemogelijkheden met zich mee. Welke software gebruikt men? Welke gegevens zijn nodig om de afbeelding terug te vinden en voor anderen toegankelijk te houden? Een fotoarchief ontstaat organisch, geboren vanuit de noodzaak om overzicht te houden in de aanhoudende stroom van digitale fotobestanden. Om een fotoarchief te beheren wordt door de fotograaf ordening aangebracht, zodat het mogelijk is om in de groeiende hoeveelheid beeldmateriaal de juiste foto te kunnen vinden. Hierbij zijn data over de gegevens van de afbeelding erg belangrijk. Deze data wordt ook wel metadata genoemd. Voor de fotograaf kan een fotoarchief belangrijk zijn voor commerciële en/of artistieke doeleinden. Ook kunnen afbeeldingen een rol spelen in het gebruik en/of naslag ervan in oude en/of nieuwe projecten. Hierbij staat of valt het archief met de vindbaarheid van het fotobestand, want een onvindbare afbeelding is niet bruikbaar.
Een andere belangrijke reden om een fotoarchief te hebben, is het verkrijgen van inzicht in de werkwijze en aanpak van de fotograaf. De wijze waarop het fotoarchief is georganiseerd moet helder en flexibel zijn voor de fotograaf maar ook voor derden. Mocht de fotograaf niet in staat zijn om zijn archief zelf te beheren, dan is het aan te raden een zodanige inrichting van het archief te hebben dat de indeling voor een andere persoon of instelling begrijpelijk is.
In deze handleiding zijn een aantal stappen bijeengebracht om een grote hoeveelheid digitale fotobestanden op een dusdanige manier te organiseren dat de foto’s vindbaar blijven en vooral ook op een betrouwbare, authentieke en toegankelijke wijze opgeslagen worden. Er is gekozen voor een focus op de samenstelling van uniforme bestandsnamen om het digitale fotoarchief goed geordend te krijgen.
Daarnaast wordt er advies gegeven met betrekking tot het beschrijven van de afbeeldingen om de vindbaarheid te vergroten. Ook worden hierbij de gebruikte software en de opslagmogelijkheden van een digitaal fotoarchief besproken met het oog op het toegankelijk houden van de bestanden in de toekomst.
